La colección se encuentra conservada en alcohol 96%, envasada en viales o frascos de vidrio de fondo plano con capacidad entre 8 y 12 ml cada uno y sellados al vacío. Como la colección tiene dos espacios: uno físico y otro virtual (base de datos) los lotes deben ser ingresados de igual manera a los dos espacios.
Cada lote está constituido bajo los mismos parámetros: El o los organismos dentro de un frasco debe(n) pertenecer al mismo taxa (especie, género, subfamilia, etc.), fueron colectados en el mismo sitio y en la misma fecha.
El ingreso a la base de datos es el primer paso aquí se introduce información y se genera un código consecutivo de entrada o número de lote el cual es único para cada Frasco.
Para ordenar los lotes, estos se localizan en cajas que los agrupa por órdenes y familias o en grupos taxonómicos más bajos; esto se realiza en dos momentos: primero se toma la información de la base de datos asociada a los lotes y se elaboran las etiquetas, dos por cada recipiente o lote. La primera (I) que contiene los datos de nombre, ubicación y georreferenciación del lugar de la muestra, y la segunda (II) con toda la información taxonómica de los ejemplares contenidos en el frasco, cabe anotar que hay un segundo código por cada grupo taxonómico importante. Esto permite una mayor eficiencia en la búsqueda de los lotes para su posterior revisión.
Los organismos se determinan con ayuda de claves taxonómicas para llevarlos a nivel de género y cuando es posible morfotipo. Se han utilizado los trabajos compilatorios de Lopretto y Tell (1995); Fernández y Domínguez (2001); Thorp y Covich (2001); Domínguez y Fernández (2009); Hamada et al., (2014). No obstante, también son de gran ayuda otros trabajos específicos para cada tipo de fauna, que incluyen claves o descripciones de varios taxa.
